小川精麦の前川です。
事務職といえば基本的な業務内容はデスクワークが中心となりますが、今回はお客様と工場をつなぐアシスタントとしての仕事を紹介します。
■出荷製品数量伝達
ご注文は粉砕工場や圧ペン工場の製造予定と、現場から報告を受けた在庫数量を把握した上でお客様からの注文を受けます。注文の予定出荷数量を製造部門に伝え製造の予定や現場の作業が滞ることなく円滑にすすむよう連携しています。
さらに、常にベストの状態で商品の提供をできるように、天候や気温も考慮しながら製品管理をしています。
■受注
お客様からのご注文の際は、商品名・数量・荷姿・ご要望の引取日もしくは配送日時を承ります。
現場からあがってくる在庫数の把握だけではなく、事務所も在庫確認に倉庫へ行きます。現場と製造日時・数量を相談するには、倉庫に何度も足を運び確認することも必要不可欠となります。
■出庫
事前に、積込み担当者と積載場所の確認をしておきます。
来場されたドライバーの方には、事務所受付にて積込み製品の確認後、製品の積載場所や混雑時は待機場所等をご案内します。同時に積込み担当者に 出庫依頼に行きます。来社順や積込み内容の変更等の詳細も伝達します。
その後積込み担当者は、積込み終了の報告の為、事務所に出庫票を返却しに戻ります。
ドライバーの方には積込み後、納品書の記載事項を確認してもらい、相違がなければ受領書にサインをいただきます。
■配車指示
製品を配送する配送部門への依頼も大切な仕事の一つです。
積み荷の確認・到着時間・現地の天候情報や最新の交通状況などを伝達し、指定場所へ向かう際に遅れが出ないように協力しています。
また、お客様の製品在庫確認も含め、直接聞いたお客様の声を事務所に持ち帰ってもらい、会議の議題にしています。
■原料引取
製造担当者が、数ある原料タンク内の原料在庫や製造予定を考慮し、原料引取の予定をたてします。
それをもとにサイロに引取連絡をします。
サイロ引取は、配送部門で後日紹介したいと思います。
■責任者会議
製造責任者は、より良い製品を目指して定期的に会議を行います。
会議では、各部署から報告を受けた情報やお客様からの声をもとに品質向上の為の製造、衛生面における製品管理、及び事故等未然に防ぐ為の安全指導、原料や製品の取扱いにおける法令の遵守徹底に向けた社員教育等を議題に会議を行います。
また、製品を製造するうえでの改善点や、施設設備改善のための工事などの日程も
この会議で決定されます。
